Pääkaupunkiseudun 4H-yhdistysten toimihenkilöt
TIETOSUOJASELOSTE
Pvm: 22.5.2018
Viite: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)
Rekisterinpitäjä
Nimi: Pääkaupunkiseudun 4H-yhdistykset (Helsingin, Espoon ja Vantaan 4H-yhdistykset)
Osoite: Karjalankatu 2 A, 00520 Helsinki
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Nimi: Saara Suomäki
Osoite: Karjalankatu 2 A, 00520 Helsinki
Sähköposti: saara.suomaki@4h.fi
Puhelin: 041 432 4074
Rekisterin nimi
Pääkaupunkiseudun 4H-yhdistysten toimihenkilöt
Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus
Pääkaupunkiseudun 4H-yhdistyksiin työsuhteessa olevat henkilöt, joiden henkilötiedot kerätään niiltä osin, kun ne ovat tarpeellisia työsuhteen perusteella. Henkilötietoja kerätään työsuhteen vuoksi, työsuhdetietojen tilastoimiseksi sekä toiminnasta tiedottamiseen.
Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:
- Työntekijän nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite ja pankkiyhteystiedot.
- Mahdolliset sairaudet tai allergiat, jos ne tulee ottaa huomioon työsuhteen aikana. Rekisteri sisältää myös mahdolliset sairaustodistukset.
- Työn seurantaan liittyviä tietoja, kuten työajanseurantatietoja sekä kehityskeskusteluihin liittyviä tietoja.
- Rekisterissä on myös toiminnan yhteydessä otettuja kuvia.
Rekisteri sisältää seuraavat rekisteröityjen ryhmät:
- Nykyiset yhdistysten toimihenkilöt
- Entiset yhdistysten toimihenkilöt (työsuhde päättynyt alle 10 vuotta sitten).
Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet
Palkanmaksuun ja työsuhteeseen kytkeytyvien henkilötietojen osalta tiedot säilytetään 10 vuoden ajan työsuhteen päättymisestä (rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite). Muita työsuhteisiin liittyviä tietoja säilytetään enintään viiden vuoden ajan (perusteena rekisterinpitäjän oikeutettu etu). Toiminnan yhteydessä otettuja kuvia voidaan hyödyntää toiminnasta tiedottamiseen viiden vuoden ajan (perusteena rekisteröidyn suostumus).
Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)
Työsopimustiedot tallennetaan sähköiseen taloushallintajärjestelmään (Lemonsoft). Alkuperäiset työsopimukset, sairaustodistukset ja muut toimihenkilöihin liittyvät dokumentit säilytetään toiminnanjohtajan lukitussa kaapissa tai hallituksen puheenjohtajan kotona lukitussa kaapissa.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Poikkeuksena on sellainen toiminta, joka lähtökohtaisesti järjestetään yhteistyössä toisen tai useamman osapuolen kanssa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ja/tai käytetyt palveluntarjoajat kuuluvat Privacy Shields –yritysten listaan.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.
Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.
Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.
Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.